Manual do PyxImob

O PyxImob é o sistema interno da Administradora de Imóveis do grupo Bússola do Empreendedor. Ele concentra os cadastros de pessoas e imóveis, os contratos de locação, o rateio de despesas de vilas, o fechamento mensal com prestação de contas e o arquivo de documentos.

Todas as informações ficam guardadas com segurança e só podem ser vistas por quem foi convidado para a equipe.

• As tabelas podem ser ordenadas: clique no nome da coluna para organizar do menor para o maior, clique de novo para inverter e uma terceira vez para voltar à ordem original.

Os boletos continuam sendo emitidos no sistema externo. O PyxImob calcula os valores e organiza a prestação de contas.

O acesso é somente por convite: não existe cadastro aberto e não existe senha padrão. Um administrador gera um link de convite na tela Equipe e envia para a pessoa por WhatsApp ou e-mail.

• Se você foi convidado, abra o link recebido. A tela mostra seu nome, e-mail e papel.
• Escolha uma senha com pelo menos 8 caracteres, confirme e clique em “Criar senha e entrar”. Você já entra no sistema.
• Nas próximas vezes, use a tela de login com o mesmo e-mail e a senha que você criou, ou o botão “Continuar com Google” (com o mesmo e-mail).
• Para sair, use o botão “Sair” no rodapé do menu lateral.

Cada link vale por 7 dias e só pode ser usado uma vez. Se expirar, peça ao administrador para gerar um novo link na tela Equipe.

Cada pessoa da equipe tem um papel, mostrado logo abaixo do nome no menu lateral.

• Administrador: faz tudo, inclusive convidar pessoas, trocar papéis, remover acessos e excluir registros.
• Operador: usa o sistema no dia a dia (criar e editar cadastros, contratos, despesas, documentos e fechamentos), mas não gerencia a equipe nem exclui registros.

O menu “Equipe” só aparece para administradores.

A tela inicial resume a operação: quantidade de imóveis, contratos ativos, valor total administrado e os pontos que precisam de atenção no mês, como contratos vencendo e despesas ainda não rateadas.

Use os atalhos dos cartões para ir direto à tela correspondente.

Aqui ficam locadores (proprietários), locatários (inquilinos) e os imóveis.

• Clique em “Novo” para cadastrar. Preencha nome, documento, contato e dados bancários quando for locador.
• Nos imóveis, informe endereço, tipo e o proprietário. Um imóvel pode ser principal (a vila, o prédio) e ter sub-imóveis vinculados (as unidades).
• Para criar uma unidade, cadastre o imóvel e escolha o imóvel principal ao qual ela pertence.
• A aba “Tipos de imóvel” permite criar e renomear os tipos (casa, apartamento, terreno/vila, sala comercial, galpão…). A coluna mostra quantos imóveis usam cada tipo; um tipo em uso não pode ser excluído.
• Para alterar, clique na linha desejada e use “Editar”. A exclusão é permitida apenas a administradores.

Cadastre primeiro o locador, depois o imóvel e só então o contrato — assim os campos já vêm prontos para escolher.

Cada contrato liga um imóvel, um locador e um locatário, com valor de aluguel, regra de comissão, vigência, dia de vencimento, índice de reajuste e garantia.

• “Novo contrato” abre o formulário completo para preenchimento manual.
• Comissão da administradora: escolha a forma (percentual ou valor fixo mensal). No percentual, defina a base: “somente aluguel” (encargos repassados integralmente) ou “aluguel + encargos cobrados”.
• O painel lateral de cada contrato mostra os documentos já anexados a ele.
• O status (ativo, vencido, encerrado) acompanha a vigência informada.

Em Contratos → Ver detalhes, a seção “Consultor de cláusulas” lê o PDF anexado e responde como um consultor em direito locatício.

• “Analisar contrato completo” gera um resumo por tema: prazo, continuidade após o término, aviso prévio, reajuste, garantia, encargos, multas e mais.
• Use as perguntas rápidas ou escreva a sua pergunta.
• Cada resposta indica se a regra está expressa no contrato, se é interpretação (inclusive pela Lei do Inquilinato) ou se o contrato é omisso, com cláusula, página e trecho.
• As análises ficam salvas no contrato. A leitura pode levar até 3 minutos.
• É apoio consultivo: casos de risco devem ser validados por advogado.

Em Contratos, o botão “Importar contrato (IA)” permite enviar o PDF ou a foto do contrato assinado. O sistema lê o documento e preenche sozinho os dados principais.

• Envie o arquivo e aguarde a leitura.
• Confira os dados sugeridos: locador, locatário, imóvel, aluguel, taxa, vigência, vencimento, reajuste, garantia e observações.
• Para cada pessoa e imóvel, escolha vincular a um cadastro existente ou criar um novo.
• Ao salvar, o contrato é criado e o arquivo enviado fica arquivado automaticamente como “Contrato assinado”.

A leitura automática é um apoio: sempre confira os valores e as datas antes de salvar.

O rateio distribui uma despesa da vila (água, luz da área comum, manutenção) entre as unidades.

• Escolha o imóvel principal, o mês de competência, a descrição e o valor total.
• Defina o critério de divisão entre as unidades; a prévia mostra ao vivo quanto cabe a cada uma.
• Salve para lançar as parcelas. O histórico lista os rateios já feitos.

A tela Despesas é onde se lançam os gastos de cada imóvel que entram na cobrança do inquilino ou são descontados do proprietário. Sem esse lançamento, as colunas IPTU, condomínio e outros do Fechamento ficam zeradas.

• Despesa avulsa: “Nova despesa” → escolha o imóvel, o tipo, quem paga (inquilino, proprietário ou administradora), o valor e o mês de competência. Marque “Em atraso” quando for o caso.
• Parcelamento: ao informar o número de parcelas (ex.: IPTU em 10x), o sistema cria uma despesa por mês a partir da primeira parcela, numeradas 1/10, 2/10…
• Recorrente: “Nova recorrente” cria uma regra com valor mensal, mês de início e, opcionalmente, mês de término. Sem término, vale por prazo indeterminado até ser pausada. A regra entra automaticamente em todos os meses do Fechamento e da Prestação de Contas.
• Ajustar um mês: quando o valor de um mês for diferente (conta de água maior, por exemplo), use “Ajustar mês” na aba Despesas do mês; o ajuste vale só para aquele mês e a regra continua igual nos demais.
• Recorrente com rateio: escolhendo um imóvel principal, marque “Ratear entre os sub-imóveis” para dividir o valor entre as casas todo mês (condomínio fixo de vila, por exemplo).
• Pausar/Reativar e Editar ficam na aba Recorrentes. Excluir é restrito a administradores.
• Quem paga a guia: quando o inquilino paga a taxa, escolha se a guia/boleto (IPTU, condomínio…) é paga pela administradora — o valor recebido fica retido e não vai ao proprietário — ou pelo próprio proprietário — o valor recebido entra no repasse e ele paga a guia. O padrão é a administradora.
• No parcelamento, o valor informado é o de cada parcela (IPTU de R$ 1.000 em 10x = R$ 100 por parcela).

IPTU só é cobrado do inquilino quando o contrato estiver com “IPTU repassado” marcado; caso contrário, entra como despesa do proprietário.

O fechamento calcula, para o mês escolhido, o que cada locatário paga e o que cada locador recebe, usando os contratos, as despesas e os rateios reais.

• Selecione o mês e confira os valores por contrato: aluguel, despesas rateadas, comissão e repasse ao proprietário.
• Marque o fechamento como “pronto” quando estiver conferido — a marcação fica registrada.
• Registrar recebimento: quando o inquilino pagar, clique em “Registrar recebimento”, confirme a data e o valor (já vem preenchido com o total apurado; ajuste em caso de pagamento parcial). A linha passa a mostrar Recebido, Parcial ou Em aberto; é possível editar ou desfazer.
• Exporte em CSV para conferência ou para lançar os boletos no sistema externo.

Se um valor parecer errado, verifique o contrato e as despesas do mês antes de refazer o fechamento.

A tela Prestação de Contas consolida, por locador e por mês, tudo o que foi efetivamente recebido dos inquilinos dos imóveis dele, a comissão da administradora descontada e o valor líquido a repassar.

• Só entram valores com recebimento registrado no Fechamento; contratos ainda não pagos aparecem como “Aguardando pagamento” e não somam no repasse.
• Cada linha discrimina aluguel, IPTU, água/luz, condomínio e outros recebidos, a comissão conforme a regra do contrato e as despesas pagas por conta do proprietário.
• Repasse líquido = total recebido − comissão − despesas do proprietário.
• “Imprimir / PDF” abre o documento com a marca da administradora em nova aba; use a impressão do navegador para salvar em PDF e enviar ao locador.
• “CSV” exporta a prestação de um locador; “Exportar CSV do mês” gera todas de uma vez.

Em pagamento parcial, o valor recebido é distribuído proporcionalmente entre aluguel e encargos, e a comissão segue essa proporção.

Arquivo digital de contratos, comprovantes, laudos e demais papéis. Os arquivos ficam em área privada e só abrem para quem está logado.

• Use “Enviar documento”, escolha a categoria e vincule ao imóvel, contrato ou pessoa correspondente.
• Clique em visualizar ou baixar para abrir o arquivo por um link temporário e seguro.
• A exclusão de documentos é permitida apenas a administradores.

Na tela Equipe o administrador vê todas as pessoas com acesso, o papel de cada uma e o status do convite.

• “Convidar pessoa” gera um link de convite. Copie e envie por WhatsApp ou e-mail; ao abrir, a pessoa cria a senha e entra.
• O link sempre aponta para o endereço público do PyxImob: quem recebe não precisa de conta na Lovable nem de acesso ao editor.
• Quem ainda não criou a senha aparece como “Aguardando senha”; use o ícone de link para gerar um novo link de acesso.
• Convites ainda não abertos ficam na lista “Convites aguardando aceite”, onde é possível copiar o link de novo ou cancelar.
• É possível trocar o papel entre administrador e operador e remover o acesso.
• O sistema não permite remover ou rebaixar o último administrador.

• Não consigo entrar: confirme se você foi convidado. Sem convite, o login não é liberado.
• Não vejo o menu Equipe: ele é exclusivo de administradores.
• Não consigo excluir um registro: a exclusão é restrita a administradores.
• O valor do fechamento mudou: rateios e despesas lançados depois alteram o cálculo do mês.